Kiedy i jak należy rozliczać fakturę? – Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Faktury są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Należy rozliczać je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, aby uniknąć konsekwencji w postaci kar finansowych. W tym artykule przedstawimy praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców, dotyczące terminu rozliczania faktur oraz ważnych elementów, które powinny się na nich znaleźć.
1. Termin rozliczania faktur
Przedsiębiorcy mają obowiązek wystawienia faktury w ciągu 30 dni od daty dokonania dostawy towaru lub świadczenia usługi. W przypadku umów zawartych z osobami fizycznymi niebędącymi przedsiębiorcami, termin ten wynosi 14 dni. Warto pamiętać, że można skrócić termin płatności na fakturze do 7 dni od dnia jej otrzymania.
2. Elementy faktury
Faktury powinny zawierać określone elementy, które są niezbędne dla prawidłowego rozliczenia. Wśród nich znajdują się m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, datę jej wystawienia, określenie towarów lub usług, ceny jednostkowe, wartość netto i brutto, a także stawki VAT. Warto również podać termin płatności i dane do przelewu, co ułatwi prawidłowe rozliczenie transakcji.
3. Obowiązek przechowywania faktur
Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania faktur przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały one wystawione. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. W razie kontroli organów skarbowych przedsiębiorca powinien być w stanie udostępnić odpowiednie dokumenty.
4. Poprawki na fakturze
W razie popełnienia błędu na fakturze nie jest konieczne wystawianie nowej dokumentu. Można dokonać poprawki na istniejącej fakturze, pod warunkiem, że zostanie ona uwzględniona w ewidencji VAT. Poprawki powinny być czytelne i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Rozliczanie faktur jest ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o terminach płatności oraz o obowiązku przechowywania faktur przez określony czas. Dodatkowo, faktury powinny być wystawiane zgodnie z wymaganiami prawa i zawierać wszystkie niezbędne elementy. Kluczową kwestią jest również możliwość dokonywania poprawek na fakturze w przypadku popełnienia błędu.
Regularne przestrzeganie powyższych zasad znacząco ułatwi przedsiębiorcom prowadzenie sprawnej księgowości oraz uniknięcie problemów z organami kontrolnymi. Ważne jest również dbanie o terminowe opłacanie faktur, co wpływa na obustronną poważanie dla drugiej strony transakcji. Alertowany przedsiębiorca może uniknąć zwłoki w prowadzeniu interesów oraz w stosowaniu przepisów prawa w celu ochrony swojego interesu.
